ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Když Vám poskytujeme dohodnuté právní a související služby je nezbytné, abychom zpracovávali Vaše osobní údaje. Velice si vážíme Vaší důvěry, a proto při zpracování Vašich osobních údajů dbáme na nejvyšší možnou míru transparentnosti, zabezpečení a správnosti údajů tak, abyste se na nás mohli i v tomto bez obav spolehnout.
Níže se můžete seznámit s tím, jaké údaje budeme zpracovávat, za jakými účely, po jak dlouhou dobu, a také s tím, jaká máte při zpracování osobních údajů práva. Nebude-li Vám cokoliv z níže uvedeného jasné, neváhejte se na nás obrátit na adrese:
Právní jazyk ochrany osobních údajů je rozvláčný a plný specifických termínů, a proto zde uvádíme výkladový slovník alespoň těch nejzákladnějších z nich:
Osobní údaj: jakýkoliv údaj či informace, která nám umožňuje Vás přímo či nepřímo identifikovat.
Osobní údaj zvláštní kategorie: osobní údaje vypovídající o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby, známé také pod pojmem citlivé údaje.
Zpracování: zásadně jakákoliv činnost využívající osobní údaje, např. shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, seřazení apod.
Správce: ten, kdo o zpracování osobních údajů rozhoduje, určuje jeho účely a prostředky.
Zpracovatel: ten, kdo zpracovává osobní údaje pro správce a na základě jeho pokynů.
V ASPIRE ATTORNEYS působí dva samostatní advokáti Mgr. Eleanor ŠMEJKALOVÁ, advokát, IČO: 07712812, ev. č. ČAK: 19987, a Mgr. Ondřej VYBÍHAL, advokát, IČO: 17067201, ev. č. ČAK: 20295. Správcem Vašich osobních údajů bude vždy ten advokát, který je odpovědný za poskytování právních služeb ve Vašem konkrétním případě. Budou-li Vám právní služby oba advokáti, budou ponesou za zpracování Vašich osobních údajů odpovědnost společně coby společní správci („Společní správci“). Co v tomto dokumentu platí o Správcích, platí i o Společných správcích.
Těmito zásadami se řídí jakékoliv zpracování Vašich osobních údajů, které provádíme:
a) při poskytování sjednaných právních služeb, včetně komunikace prostřednictvím e-mailu či telefonu,
b) při plnění našich právních povinností (vedení spisů a jejich archivace apod.),
c) když nás kontaktujete přes naše webové stránky (
www.aspireattorneys.cz),
d) je-li nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů advokátů působících v ASPIRE ATTORNEYS.
Při zpracování osobních údajů budeme řídit veškerou účinnou legislativou na Vaši ochranu, jedná se zejména o:
nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (známé pod zkratkou GDPR),
zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
Při poskytování právních služeb jsme však vázáni nejen legislativou upravující ochranu osobních údajů, nýbrž i zákonem o advokacii a stavovskými předpisy České advokátní komory. Ty nám mj. ukládají dodržovat povinnost mlčenlivosti, na čemž si jako advokáti velmi zakládáme.
V průběhu naší spolupráce a zpravidla také po jejím ukončení budeme zpracovávat zejména následující kategorie osobních údajů:
identifikační (jméno a příjmení),
kontaktní (e-mailová adresa, telefonní číslo, korespondenční adresa, adresa trvalého bydliště ID datové schránky),
bankovní údaje a
další osobní údaje potřebné pro řádné poskytnutí právních služeb, které se týkají Vás či jiných osob, jejichž osobní údaje nám poskytnete (např. rodné číslo, číslo OP apod.).
Může se také stát, že bude pro účinné hájení Vašich práv a zájmů nezbytné zpracovávat i údaje zvláštní kategorie, jako jsou Váš podpis nebo údaje o zdravotním stavu či údaje o sexuální orientaci. V takovém případě tak budeme činit pouze v nezbytně nutném rozsahu a za využití maximálně citlivého přístupu k těmto údajům.
Osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu a pouze tak, jak nás k tomu opravňuje smlouva, zákon nebo jiný právní předpis. Při poskytování právních služeb vyplývá nutnost zpracování přímo ze smlouvy uzavřené mezi námi na začátku spolupráce, bez tohoto zpracování bychom Vám právní služby jednoduše nebyli schopni poskytnout. Pokud bude pro hájení Vašich práv a zájmů nutné zpracovávat i zvláštní kategorie Vašich osobních údajů, pak tak budeme činit výhradně pro účely určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků a pro žádný jiný účel.
Jako advokáti musíme vedle našich smluvních povinností vůči Vám též plnit povinnosti nám uložené zákonem nebo jiným právním předpisem. I při plnění těchto povinností bude zpravidla třeba zpracovávat Vaše osobní údaje (např. při vedení klientského spisu). Těmito předpisy jsou zejména zákon o advokacii, zákon o archivnictví a spisové službě, zákon o některých opatřeních proti legalizaci výnosu z trestné činnosti či daňové a účetní předpisy apod.
Může se stát, že Vaše osobní údaje využijeme i za účelem ochrany našich oprávněných zájmů spočívajících zejména ve vymáhání našich právních nároků, typicky se může jednat o vymáhání nároků vzniklých z neuhrazené faktury.
Abychom Vám mohli poskytnout co nejkvalitnější služby, spolupracujeme i s dalšími osobami, které pro nás mimo jiné rovněž zpracovávají osobní údaje (tzv. zpracovatelé). Při zpracovávání Vašich osobních údajů nám pomáhají zejména:
účetní a daňový poradce;
spisový systém PROMS;
poskytovatel serveru pro spisový systém PROMS společnost INTERNET CZ, a.s., sídlem č.p. 2, 384 03 Ktiš, IČO: 26043319, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Českých Budějovicích pod sp. zn. B 1245;
společnost Microsoft, která poskytuje úložiště OneDrive a Microsoft Office;
překladatelé, je-li potřeba přeložit nějaké dokumenty při vyřizování Vaší věci;
náš webový specialista v případě, že nás kontaktujete přes naše webové stránky.
Při poskytování právních služeb budou Vaše osobní údaje rovněž poskytovány příslušným orgánům veřejné moci při vyřizování Vaší věci (např. v soudním řízení budou Vaše osobní údaje příslušnému soudu sděleny v žalobě apod.).
Bude-li třeba při poskytování právních služeb angažovat i zahraniční partnery v EU/EHS, budeme Vaše osobní údaje sdílet i s nimi. Do zemí mimo EU/EHS však Vaše osobní údaje budeme předávat pouze, pokud daná země splňuje standardy požadované v rámci EU/EHS. Nebude-li v dané zemi standard zabezpečení dostačující, budeme každý případ řešit jednotlivě ve spolupráci s Vámi.
Každý případ je jiný, a proto se může lišit i doba uchovávání Vašich osobních údajů. Vaše osobní údaje však budeme zpracovávat po celou dobu, kdy Vám poskytujeme právní služby a následně i po dobu, kterou nám ukládají jednotlivé právní předpisy, zejména zákon o advokacii, zákon o archivnictví a spisové službě, zákon o některých opatřeních proti legalizaci výnosu z trestné činnosti či daňové a účetní předpisy.
Dále budeme Vaše osobní údaje uchovávat i pro ochranu našich oprávněných zájmů, např. vymáhání našich právních nároků či řešení případných sporů.
Chcete-li se k době uchovávání Vašich osobních údajů na cokoliv zeptat, neváhejte nás kontaktovat na
Využijete-li náš kontaktní formulář na webových stránkách pro vznesení dotazu na nás či poptání našich služeb, budeme zpracovávat Vaše jméno, příjmení, e-mailovou adresu a další osobní údaje obsažené ve Vámi zaslaném textu.
Toto zpracování budeme činit pro účely jednání o uzavření smlouvy o poskytování služeb. Pokud k uzavření smlouvy nedojde, budou Vaše osobní údaje vymazány po dokončení naší komunikace. Jinak se bude další zpracování řídit těmito zásadami, jak je popsáno v tomto dokumentu.
Právo na přístup: Máte právo nás požádat o potvrzení toho, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, či nikoli, a dále se nás můžete ptát, za jakým účelem zpracování probíhá, jaké osobní údaje zpracováváme, jaká je plánovaná doba jejich zpracování, a také kdo jsou příjemci Vašich osobních údajů. Také máte právo od nás obdržet kopii svých osobních údajů, přičemž její první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí však můžeme požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů, a to ve výši 100 Kč.
Právo na opravu: Máte také právo žádat, abychom opravili nepřesné nebo doplnili neúplné osobní údaje, které se Vás týkají. V případě, že se některé Vaše údaje změní, budeme vždy rádi, když nám své aktuální údaje sdělíte. Jednou za čas se Vás však na aktuální sami aktivně zeptáme, aby bylo vše v pořádku.
Právo na přenositelnost: Dále máte právo nás požádat, abychom Vaše údaje elektronicky poskytli buď přímo Vám, nebo jinému správci podle Vašeho přání. Váš požadavek však nebudeme vždy moci splnit v plném rozsahu z důvodu omezení, která na nás klade dodržování povinnosti mlčenlivosti.
Právo na výmaz: Můžete nás žádat i o výmaz osobních údajů, které již nejsou potřebné pro účely, pro které původně zpracovávány, anebo zjistí-li se, že byly zpracovávány protiprávně. Ne vždy budeme moci Vašemu požadavku na výmaz vyhovět, jelikož nás váže povinnost vést o poskytnutých právních službách záznamy v podobě klientského spisu. V případě, že Vám nebudeme moci vyhovět, budeme Vás informovat.
Právo na omezení zpracování osobních údajů: V případě sporných otázek ohledně zpracování Vašich osobních údajů máte právo na to, abychom do jejich vyřešení Vaše osobní údaje nezpracovávali jinak než tak, že budou u nás pouze uloženy, popřípadě je můžeme použít pouze s Vaším souhlasem nebo pro účely určení, výkonu nebo obhajoby našich právních nároků.
Právo vznést námitku proti zpracování: Když Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely ochrany našich oprávněných zájmů, máte právo vznést námitku, po níž zpracování osobních údajů ukončíme, ledaže se prokáže, že máme závažné oprávněné důvody pro další zpracovávání, jež převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami. Takovým důvodem může být zpracování pro případné vymáhání našich právních nároků.
Budete-li mít jakékoliv dotazy týkající se zpracování Vašich osobních údajů nebo budete-li chtít uplatnit některá z Vašich výše uvedených práv, neváhejte se obrátit na:
Abychom však nedopatřením nesdělili Vaše osobní údaje jiné osobě, vyhrazujeme si právo před vyřízením Vašeho požadavku ověřit Vaši totožnost.
Na ochranu osobních údajů v České republice dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (
posta@uoou.cz), v případě nespokojenosti s naším postupem při zpracování Vašich osobních údajů se na tento úřad můžete obrátit se svou stížností.
Účinnost: Tyto zásady jsou účinné od 1. 7. 2024.
